Как да направите падащите списъци в Excel: най-простите методи

Много потребители на стандартния офис пакет от Microsoft ясно подценяват електронната таблица на Excel. В рамките на няколко секунди се създава падащ списък в клетката, който спестява време, прекарано за въвеждане или търсене на данни, за разлика от Access, където тази процедура е по-сложна. По-долу са три основни метода за създаване на такива списъци и някои важни параметри за тяхното управление.

За какво са падащите списъци?

Списъците от този тип приемат широк спектър от приложения. В една клетка можете да въведете повече от една стойност, както е направено по подразбиране, но няколко.

Опциите за въвеждане могат да бъдат две:

• Само стойности от създадения списък.
• Стойности от списъка и всякакви други данни.

Затова започваме да работим с Excel. Създаването на падащ списък тук е достатъчно просто. Но първо, трябва да извършите няколко предварителни действия, за да намалите в крайна сметка цялата процедура до избора на метода за въвеждане на необходимите данни.

Как да направите падащите списъци в Excel: общата процедура

Първоначалният етап предоставя достъп до функция, която ви позволява да изпълните тази процедура. Как да направите падащи списъци в Excel въз основа на стандартните характеристики на програмата? Това е много просто. Първо изберете една или няколко клетки, в които трябва да въведете различни стойности, и щракнете с десния бутон върху контекстното меню. В него първо използваме секцията "Данни", след това елемент "Проверка на данни". И отидете в раздела "Опции".

В него има условие за изпитване (критерий) с низ тип данни, където избираме стойността "Списък". По принцип останалите полета могат да останат непроменени. По-долу е редът, в който ще бъде въведен източникът на стойности. Тук той ни интересува.

Падащ списък в Excel 2007: ръчно въвеждане на данни

Нека започнем с ръчното въвеждане на стойности. Ако говорим за това как да създадем падащи списъци в Excel по този начин, решението е да зададете самите стойности в горното поле. Трябва да се отбележи, че за локализирането на руски език трябва да въведете стойности чрез точка и запетая. За английските задания се използва само запетая. Неудобството на такъв метод е очевидно: отнема твърде много време.

Източник от обхвата

Във втория случай можете да използвате по-бързо решение. Например, трябва да въведете всички стойности в клетките: започвайки с A2 и завършвайки с A4. В реда, посочващ източника, поставете курсора. И тогава просто изберете желания диапазон. Самата програма ще постави знак за равенство, но ще напише стойността не във форма "(А2: А4)", както е направено в съответната линия от формули, но във варианта "= $ A $ 2: $ A $ 4".

Методът е наистина добър при неговата скорост на въвеждане на стойности. Но тъй като най-важният недостатък е невъзможността да се използват диапазони от клетки, разположени на други листове, с изключение на активните в момента.

Въвеждане на избрани диапазони (списъци)

И накрая, друг метод за решаване на проблема за това как да се правят падащи списъци в Excel. Първо, самият диапазон се създава със съответното присвоено име. И тогава в изходната линия, просто трябва да въведете името му, като поставите равен знак пред него. Тази техника ви позволява да създавате списъци с данни и стойности, които се намират на различни страници на книгата. Тази опция се използва главно във версиите на редактора на Excel 2007 и по-долу, защото тези промени не знаят как да работят с диапазони, в които се посочват данни от различни листове.

Управление на опциите в списъка

Що се отнася до управлението на списъци, в редактора на Excel има много необходими функции. Но повечето, може би, интересни - разпределението на параметрите за въвеждане със същите условия. Използва се в случаите, когато има прекалено много проверки на листа и е необходимо да се променят условията. За това направете справка в раздела "Съобщения за въвеждане" в секцията за потвърждаване на данните, която бе използвана във всички предишни методи. Тук можете да въведете намек, който ще се показва, когато съответната клетка е активирана. Съобщението може да бъде изключено и просто да се премахне отметката от точката на дисплея. В раздела за грешки можете да въведете предупреждение за неточността на входните данни. Това е полезно при липса на строги условия за наблюдение на стойностите или ако те са частично променени.

заключение

Както можете да видите от всички по-горе, проблемът с това как да направите падащите списъци в Excel не е толкова труден. Въпросът е: кой метод да използвате? Ако няма много данни, най-простата версия ще направи. Вторият метод е по-често срещан. За обикновения потребител той ще работи най-добре. Но ако знанието на потребителя за програмата не се ограничава само до използването на най-простите функции, ще бъде оптимално да се създават именирани списъци с последващо въвеждане на диапазони от данни от тях. Тъй като в посочения списък промяната е бърза и лесна. Като цяло, можете да изберете най-удобния начин за себе си без проблеми.