Електронни документи между организации: как действа тя?

управление на електронни документи (EDM) - бърз начин за споделяне на информация, основана на използването на електронни документи с виртуални подписи. Той отдавна е признат в развитите страни на света като ефективен инструмент за бизнес операциите.

сърце

Електронни документи между организации - съвкупност от процеси за създаване, обработка, администрация, прехвърляне, придобиване, поддръжка, използване и унищожаване на документи. Всички тези процеси се извършват след проверка на целостта и потвърждаване на получаването на документите.

Правилник за документооборота между юридически лица, се извършва по взаимно съгласие на страните. Обменът на информация се осъществява с помощта на телекомуникационни съоръжения, както и документи, съхранявани на електронен носител. Срок на годност на счетоводната информация, която не трябва да надвишава това, което е настроено на законодателно равнище.

Организациите могат да обменят информация помежду си официални и неофициални документи с подписите на участниците. В бизнеса това може да включва: фактури, договори, фактури, договори, споразумения, заповеди, уведомления, пълномощни и др Информация може да се предава под формата на текст, таблични и графични файлове.

Целта на въвеждането на EDI

Необходимо условие за въвеждането на EDI може да бъде:

• намаляване на рутинна работа;
• намаляване на загуба на документи;
• "Прозрачна" работа с документи;
• увеличаване дисциплина изпълнение - разкриване на документите в определен срок, и т.н. ...

Сред количествените цели могат да бъдат идентифицирани, както следва:

• Съкращаване на времето за обработка на документа 10 пъти.
• Намаляване на разходите за офис на две.

Електронни документи между организации: начин на работа

В съответствие с националното законодателство, електронни документи между организации се провеждат със съгласието на двете страни. За обмен на данни, че е необходимо всички участници са били свързани с оборудването на оператора. На следващо място, потребителят трябва да изпрати искане да се добави към списъка с контрагенти. След участници в системата за потвърждение могат да общуват.

EDI модул ще трябва да изпълнява следните функции:

• Покани контрагенти за обмен на данни.
• Генериране на адресна книга.
• Интеграция с счетоводен софтуер като 1C.
• Влезте и шифроване на документи.
• Структура кореспонденция.
• Следене на състоянието на буквите.

Електронен документ между организациите извършва с помощта на сертификати. Свързване към сървъра и удостоверяването се извършва чрез персонален цифров сертификат. Електронен подпис се издава на всеки потребител на системата, се съхранява на защитените електронни медии и Token ПИН-код. Потребителят трябва да въведете паролата му за достъп до личната офиса. Едва след това той ще получи достъп до документите си.

Иницииране на процес на обмен може да е член на организацията, свързан към системата. Преди да изпратите документ на друга страна, тя трябва да бъде подписан с електронен подпис. Тази операция се извършва с помощта на "Крипто" програма. Документът е изпратен чрез EDI. изпълнител служител получава уведомление за нов документ. Ако той го приема, той също поставя EDS. Ако искате да направите промени в документа, той създава своята нова електронна версия. След приключване на редактирането, което искате да запазите промените с помощта на електронен подпис. Документът е изпратен до промените в контрагента. Когато е необходимо да се направи електронна информация съвпадение.

Ако искате отново да прави промени, а след това цялата процедура се повтаря отново. Ако претенции към новата версия не е налице, документът се спазва. Последната проба се счита за да бъде подписан от двама електронен подпис. версии Ce документи, съхранявани на сървъра и са на разположение за гледане. След като пробата е даден статут на тока, за изменение на документа няма да работи. Разочарован договори даден статут "Отменен". Ето как да правят електронни документи между организации.

оборудване

Какво е необходимо за електронни документи между организации? На първо място, трябва да изберете доставчик на услуги и да инсталирате специален софтуер за обмен на информация. На второ място, с всеки контрагент, с които организацията възнамерява да проведе електронна поща, трябва да подпише "споразумение за обмен на електронни документи."

Необходимо е също така да се установи EDI сървър, на който да се съхраняват всички документи. Тя може да бъде като клиент оборудване, както и "облак" за съхранение. Достъпът до данните от страни извън системата чрез приложението, която е инсталирана на оборудването на организацията. Компютърна взаимодействие със сървъра се извършва през HTTP с опция за SSL криптиране 128. Достъпът до документи се извършва само чрез интерфейса на приложението и след преминаване на автентичността.

проекта за гражданско образование

процес на проекти за автоматизация може да трае от няколко месеца до няколко години. Срок пряко зависи от броя на процесите, които се нуждаят от автоматизация, ресурс и финансов капацитет на организацията. КРАТКО верига прилагане EDC, както следва:

• Създаване на работна група.
• Формиране на целите, срокове и бюджет.
• Проучването на съществуващите процеси.
• Разработване на работни места.
• Vyrob EDI система.
• Подписване на Споразумението за прилагането на SED.
• Приемането на регламента.
• Запълване на системните директории.
• обучение на персонала.
• Провеждане на предварителни тестове.
• Публикуването на изпълнението на поръчката SED.
• По-нататъшното развитие на софтуерни и правила за работа.
• Стартирането на пилотния проект.
• Пълен мащаб преход към EDI.

грешки при извършване на EDI

В процеса на автоматизация на документите трябва да се обърне специално внимание на процесите, в които законът изисква наличието на хартиен носител. Дублиращи хартиени документи по електронен път е невъзможно. Това значително забавя процеса на работа и да предизвика негативно отношение към автоматизация на целия процес. За прилагането на двойна работа никой не плаща.

В процеса на прилагане на новите разпоредби трябва да бъде разработена за работа с документи, обучение на персонала, и едва след това се ангажират с пълно изпълнение. Това може да се постигне само ако за да представи на служителите ползите от използването на нови технологии.

Друга популярна грешка - лошо проучване на SED изисквания. Ако потребителите трябва да работят в неконфигурирана система, а след това EDI процес се различава от тази, приета в организацията.

Електронни документи между организации: плюсове и минуси

предимства:

• Намаляване да предаде оригиналните документи от разходите поща.
• Спестете място за съхранение на документи. Всичко се съхранява в електронна форма.
• Лесен за използване. Изпращане на документа се извършва от едно място. Едно бързо търсене на документ, извършена от състоянието (изпратени, получени и приети от р. Г.).
• Instant доставка. Цялата информация се предават на получателя в рамките на няколко секунди.
• Документът не може да бъде загубена до изтичането на срока на неговото съхранение в системата.

недостатъци:

• За да използвате продукта, който трябва да закупите лиценз, който струва пари.
• Общувайте често само между участниците в една и съща система.
• Електронни документи между организации в 1C или с помощта на друг софтуер се различава от използваната преди схемата. С въвеждането на новия алгоритъм, всички служители имат въпроси относно упражняването на дейността.
• Техническо оборудване. Преди въвеждането на EDI организация трябва да закупи оборудване и да се подготви персонал за управление на новата система.
• EDM се извършва с помощта на електронния подпис, чиято валидност е 1 година. Необходимо е да се следи и своевременно актуализиране на сертификатите. Необходимо е също така да контролира действията на изпълнителите сертификати, за да се избегнат проблеми с данъка.

правна регламентация

Какво нормативни актове регулирани електронни документи между организации? Руското законодателство включва Федералния закон №63 «На електронен подпис", на правилата на документите в Федералната данъчна служба са регистрирани по реда на номера на Министерството на финансите MMV-7-2 / 168. Организации на Еди между поръчки въз основа на финансите № 50N. Условия за първични счетоводни документи обмен в електронен формат, предписани в номера на Федералната данъчна служба Поръчка MMV-7-6 / 36 @. Всички оператори в дейностите на процеса EDM трябва да се ръководи от Ордена на Федералната данъчна служба № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Електронните документи между организациите "VLSI" дава на клиентите следните предимства:

• Може да изпраща документи за всяка организация, която е регистрирана на територията на Руската федерация. Ако контрагентът не е страна по системата "VLSI", служителят просто се свържете с представител на организацията и ще ви я изпратим по електронна поща покана за участие в системата. Веднага след потвърждението на обмена на информация между участниците ще се извършва без посредници.
• Инсталиране на софтуера на компютър не е необходимо. Стига да има ток версия на своя браузър и достъп до Интернет.
• За да работите с данните, не се нуждае от специална програма. Ако отчетът е бил първоначално изготвен в софтуера на трети страни, като например 1C, че е възможно да конфигурирате интеграция със система "VLSI".
• Образецът на документа не е зададен. Можете да изпращате текстови, електронни таблици, изображения и така нататък. Г.

SKB "Контур"

Един от първите разработчици на софтуер в Русия също се занимава с доставката на оборудване, чрез което електронните документи между организации. "Contour" DiaDoc разработила система, чрез която обмен на електронни документи. Характерна особеност на системата е, че достъпът до данните може да се получи, докато в чужбина. За тази цел компанията е разработила в тарифите за роуминг. Ако се желае, данни моно достъп чрез API.

Какво ви е необходимо?

За да се свържете EDI, компаниите трябва да си купите:

• лицензиран софтуер;
• сървър;
• ъпгрейд на оборудване;
• обучение на персонала;
• персонализирате и да се интегрират ECM за използване с вътрешни приложения.

Тези инвестиции трябва да се приложат, за да се свържете електронния документ между организацията? Включването на разходите за консултации с техническа поддръжка и актуализации на софтуера SED - на втория етап от инвестициите. Тези разходи ще трябва да плащат всеки месец.

заключение

За да подмените хартиен носител електронна поща пристига. Това не само намалява разходите на организацията за провеждане на процесите, но също така повишава ефективността на бизнеса като цяло. За да EDI успешно функционира, трябва ясно да се формулират целите и прилагането на системата за регулиране на оборудването правилно.