Как да кандидатствате за информационно писмо

Всяка организация трябва да обърне специално внимание на официалната кореспонденция. В края на краищата тя е част от имидж и поддържа бизнес репутация. Информационното писмо е пример за един от видовете такава кореспонденция, а под него ще бъдат само правилата за неговия дизайн.

По принцип тези писма имат служебен характер, съставят се по стандартен образец и имат обобщен адресат (изпращането се извършва съгласно списъка). Между другото, трябва незабавно да направим резерва, че използването на местоимението "Вие", написано с главна буква, е допустимо за конкретно споменаване само на един човек. Във всички останали случаи използвайте малката буква: ваша, вие.

Информационно писмо се изпраща на настоящите или потенциалните партньори на организацията. Информацията, която трябва да бъде предоставена на получателя, следва да бъде възможно най-информативна. Възможно е такъв документ да съдържа различни прикачени файлове към съобщената информация. Писмото трябва да бъде изготвено в съответствие с общоприетите процедурни правила.

Вляво в горния ъгъл на писмото трябва да бъдат посочени необходимите реквизити и информация за връзка на организацията, която е авторът. Ако в организацията има ъглова маркировка, трябва да я поставите, тъй като е носител на необходимата информация. Ако информационното писмо е инициирано от вас, посочете датата и изходящия номер. В отговор на заявка трябва да посочите датата и номера на входящия документ. В горния десен ъгъл е предназначено да посочи адресата. И би било хубаво да знаете личните данни на ръководителя на организацията - получателя на писмото и да посочите позицията му, името на компанията и пълния адрес на местоположението.

Сега малко за самия текст. Помислете за това и посочете предмета на съобщението. Например, за провеждане на изложба или обсъждане на предложения. Започнете встъпителната част с думите: "Ние ви информираме ...", "Ние ви съобщаваме ..." и други подобни. Входът зависи пряко от вида на информационното писмо и от неговите цели. Освен това, колкото е възможно повече, опитайте се да предадете основното послание на съобщението. Ако е необходимо, добавете приложения и не забравяйте да посочите имената им в края на писмото и също така въведете броя на приложените листове. Попълването на информационното писмо следва да бъде гарантирано за уважение, както и посочването на длъжността и личните данни на автора-създателя. Подписът и телефонът за контакт на изпълнителя са задължителни.

Има няколко типа информационни съобщения, на които е дадено кратко описание.

Рекламното и информационно писмо (търговско, презентационно) очертава вниманието на обществеността върху продуктите, събитията и услугите. Това не включва пряко обжалване пред конкретен адресат, така че не е необходимо да се подготвя отговор. Целта на подобно послание е да посочи всички предимства или да предизвика действие.

Писмото съобщение отразява събития, които са взаимно интересни и за двете страни, за разлика от уведомително писмо, ценно само за получателя.

Основната цел на писмото за уведомяване е да информира адресата за провеждането на публично събитие, например изложба, среща, конференция. Такова информационно писмо има задължителни атрибути - специфични подробности за условията, мястото и часа на събитието.

Примерно писмо за информация :

Образователният бизнес център "Стела" обявява провеждането на обучителен семинар на тема "Данъчно облагане на индивидуалните предприемачи" и ви кани да участвате в него. Програмата на обучителния семинар е приложена. Семинарът се проведе в голямата заседателна зала на административната сграда на КСС "Агрегат" на 12 януари 2013 г. Регистрацията на участниците ще се проведе от 9-00 часа, в началото на семинара на 10-30 часа. Адрес: ул. "Ленин" № 54, Москва, Русия. В случай на ваше съгласие, моля ви да потвърдите участието си преди 11 януари 2013 г. Ще отговорим на всички ваши въпроси в нашия офис или по телефона: 45-16-28.

Приложение: 3 литра, 1 копие.