Подаване на документи. Как да подават документите?

Преди да се присъедини документацията, изисквана най-задълбочено запознаване с големия брой на необходимите инструкции по въпроси, документи и записи управление. Тези норми - са сложни и съдържат голям брой различни малки детайли и нюанси. Как да се подгъва документи ъгъл? Това съдържа приложен списък? Мога ли да шият счетоводни документи termoperepletnoy машина? Начинаещи чиновнически работник има нещо, за да смачка главата му.

Лесна работа?

На пръв поглед, процедурата за регистрация на случая и да я постави в архива съвсем проста, но практиката показва точно обратното. В случай на нарушение на някое от правилата на съответната институция на офис ще откаже да приеме компромис хартия, а вие трябва да започнете работа отново. Ако е имало такава ситуация в живота си, прочетете статията ни - ние ще се опитаме да се оправи този проблем.

Защо зашива документи? Има ли някакви правила, по които се регламентира тази процедура? Да, а те са много. Става дума най-вече за методологическите препоръки за управление на делата, които бяха одобрени през декември 2009 г., по реда на Държавния архив. Във втория завой - по ГОСТ 51141, посветен на архива на бизнеса и управление на офис и съдържащ всички необходими дефиниции и термини. В допълнение, има и други правни норми, според които омрежен документация.

Нека започнем с капака

Ако театъра започва с изложител, тогава нашата процедура - не само с капака. И изборът на картон "кора" - един от първите задачи в процеса на "пакетиране" на документа. На пръв поглед, вие няма да намерите разлика между многото съществуващи сортове. Но гледам по-внимателно, ще разберете, че на корицата са стандартни, нестандартни, и се използват за дългосрочно съхранение.

Най-често можете да се срещнете стандартен капак формат 229h324 мм. Тя се прилага във всички случаи, в които размерът на извадката с телбод листа. Ако по някаква причина документът има доста специфични и външен вид параметри, изисква нестандартен вариант покритие. Отиди до последния ума отнася тази, в която документите се съхраняват от 25 или повече години.

Съгласно законодателството, тези капаци са изработени само от твърд картон, поради значителен период на експлоатация. Трябва да се вземат мерки, за да се запази правилното вида на документа и неговата годност за употреба след сериозен период от време. Документи, предназначени за доставка в държавните архиви, съхранявани в покритие, направени от материал, такъв като киселина без картон.

Нека поговорим за броя на листове

Преди да подадат правилните документи нишки, всяка от които се изисква да бъдат добавени в правилната последователност. След процедура, извършена от обикновен прост молив номерация. Основното правило е - тя е с номер списъци, а не страници документи. Арабска цифра, поставена на всеки лист в горния десен ъгъл. В допълнение, нашите марки не са задължени да "обхождане" на текста. От общия брой на листа не се прилага опис документи.

Какво тънкости съществува в номерацията? Ако броят на документите, подменящи включва писмо или някаква такава, първо, изброени по един плик, след което включете - всеки вградени в своите листи. Ако броят на входящите единици - над 250, отправена към него, разделена на няколко тома. И всеки един от тях има своя собствена номерация.

Вътрешни архивни бизнес документи могат да присъстват, които имат свои собствени отделни номера на страници, например, публикуването на периодични издания. Въпреки това, обработката на делото в архивите, те изброени, наред с другото, без да се нарушава общия ред.

Ако вложено списък е голям формат, той реши да се разшири и цифрата в горния десен ъгъл. Тя се предоставя свободен достъп до текста. Ако на някой от листовете поставили фрагменти от невъзможността за раздялата им, всички от този пакет се номерира като едно цяло. В този случай, то със сигурност ще събере набор на всеки един от залепени парчета, което е на гърба или на свободното пространство. Индикация за поставили документа на увереност трябва да бъде в писмена форма или в бележките към общия описа на посочва име. Най-често тези инвестиции са на свободна практика чекове, изявления или снимки.

Корекции на грешки и списък на документите,

В случая, когато в хода на операция позволи някои не много сериозна грешка (например, прескочи двойката листа), вместо цялата решетка отново преномериране да използвате писмо предназначение. В този случай, номерата на другите листове, не са се променили. Премахване на тези грешки е възможно само със съгласието на екипа на архив. Ако открие брутния грешка, документът ще бъде номерирана отново. Най-старите номера, докато пресичат като нежно, колкото е възможно и да потушат нови. В този случай, актуализираният преброяването, отново се твърди, че за осигуряване на надпис.

Без описа вие нямате архивиране няма да бъдат приемани. Информацията, съдържаща се в него, защото името на документа, датата на рисунка, анотация и директно таблица, която показва серийните номера на листа, броя на бележки и (ако е необходимо). Завършен цялата информация за броя на документите, под формата на числа, дублирани думи, а след това всички приподписват от Секретаря с подробности Наименование

Как да подават документи нишка

Тъй като процедурата за омрежване трябва да гарантират, че всички необходими материали и инструменти на една ръка разстояние. В допълнение към собствения си бизнес нужда шило, игла, картон за подаване на документи и специални нишки. Тъй като миналата отглеждане банка кордата, тежка или proshivnymi резба L-210. Последно видовете, използвани за нуждите на офиса по-често.

В началото на документа са премахнати и от всички кламери или други метални предмети, а след това листовете случаи са гладки чист комин. От лявата страна в областта на пространството е три дупки игла или шило. Поставете ги в средата на най-добрите безплатни пространството, предназначено за левия вдлъбнатината, т.е. на разстояние от около един и половина сантиметра. Това наблюдение е важно - защото в противен случай след подаването на документи ще бъде трудно да се чете.

Съвети за удобство

Ако дупки могат да бъдат гладки ръбове за вас от решаващо значение, да перфоратор. Но не забравяйте, че твърде много хартия това "твърде трудно". Уверете се, че и трите дупки са разположени на височина и равномерно раздалечени на разстояние от около 3 cm. Средната стойност на тях трябва да падне върху средната част на страницата.

За да се предотврати повреда на покривния лист и разпадането на бизнеса често се препоръчва да се поставят отпред и отзад мигането укрепване картонени ленти. Чрез него ще бъде пропуснат нишка. Нормално си размери - 70 см, но във всеки случай това зависи от дебелината на комина ..

Както е пробита дупка 3

Ето и съдържанието на този алгоритъм подаване на документи. На първо място, иглата преминава през средата на отворите, с опакото на края на конец остава. Следван vdet в горната част на нейните дупки. В резултат на това двата края на стека, показани на оборота зашити листа. Иглата е изтеглен през дъното на дупките и привлече низ на предната страна. След това отново се пропусне иглата в центъра на дупката. Така че нашата нишка е изготвен през всички необходими отвори, след което двете страни са закрепени на гърба на документа силен възел. Неразпределена краищата с дължина около 5 см.

Директно на събранието е залепен лист хартия с думите на увереност. По-долу ще разгледаме технологията на неговото производство.

Документът може да бъде зашит и с 4 дупки. Как да го направя? Процедурата не е сложна. Четири отвори са пробити вертикално симетрично с подреждането на обща ос. Оставянето опашка резба върху задната страна на първия отвор, провеждане шевове фърмуер след връзване на възела, както е описано по-горе. Firmware трябва да се дублира два пъти, за да се гарантира, издръжливост и надеждност.

за осигуряване на надпис

Следващият етап след номерацията и фърмуера - доставката на нашия бизнес за осигуряване на надпис. Какво е това? Този стикер размер 4x6 см с текст "нанизани и номерирани листа ..." (броят им се обозначава с номер и думи). Други държави, положението на работника или служителя, моля документират датата и личен подпис. Ако искате да се запечата сертифициране, тя трябва да се отбележи. Надписът е залепен на върха на възела ни вързани съвети на нишките, които в този случай трябва да останат свободни. Подпис поставят в края на процедурата, когато лепилото се суши. Това се прави, за да се избегне тяхното разпространение. Печат (ако има такива) постави част към частта лист върху самия етикет.

И едва след сделка зашити, номерирани, запечатани подписани и подпечатани, той може да бъде изпратен до архива.

Пиенето на увереност надпис трябва да бъде сериозно и внимателно. Именно тя - документирани доказателства за имунитет случай. В случай на нарушение на целостта му или документ пристрастия не може да бъде прието от контролните органи, или може би си предизвикателство в съда.

Какво и защо шие

Задължително е всички телбод документи, което се дължи за подаване в архива или в някоя от контролните органи, на които данъчните власти, пенсионен фонд и много такива. Вие не може да вземе обратно документите залепени или телбод с помощта на телбод. Както вече бе отбелязано, в случай на производство за несъответствие с това просто няма да се приемат.

Тези процедури са предмет предимно документи, принадлежащи на персонала и счетоводство. Тези, които са завършили обработката на по-късната година ще бъде депозиран в архива на организацията или предприятието. Специалните архивни институции предават случая с предходния период правна задържане. Тя се определя от закона, в зависимост от вида на документа. Например, най-малко 75 години са длъжни да пазят нотариалните регистри, книги и документи на икономическата сметка на информация персонал.

Срокът на годност на проектни чертежи са много по-малък - само на 20 години. Фото документация за да се грижи за 5 години. Институциите на архивни документи се депозират в случай на публични и частни предприятия. Задачата на всички недържавни участници - да сключи с Федералната Архивите на този договор.

Трябва да се помни, че точно документ фърмуер има само един служител, който има това задължение разписани в длъжностната характеристика. В случай на документ с ниско качество съединение предлага някои санкции, по-специално в случай на промени или липса на някои важни страници.

Нека се върнем към технологичния Биндер

Гореописания омрежващи методи са подходящи за архивиране както и данъчни инспекция. Но подаването на счетоводни документи, съхранявани в продължение на дълго време (над 10 години), трябва да са особено силни - често по 5 дупки. За осигуряване на надпис се прави на специална тъкан хартия, за да се вижда ясно стикер намира под единица и няма съмнение относно почтеността на документа.

Ако условията на офис перфоратор конвенционалните канцеларски Перфоратор за, а след това, ако е необходимо, да се издават на големи обеми от документи на хартиен носител (например, в печат) използват професионално оборудване под формата на пробивни машини или обвързващ машина. Такива механизми са сериозно енергия и може да бъде или ръчно задвижвани и снабдена с електрическо задвижване.

механизъм машина

В основата на тези съоръжения или машини - класически метод за използване на извори. Такава подвързване машина е снабдена с устройство за перфорацията. Друг механизъм на документа на шиш пролетта на пластмаса, след което горната и долната част на устройството добавя картон или пластмасови капаци.

Предимството на задължителен машина е възможността за свързване на много големи документи. Дебелината на блока може да бъде до 500 страници. И също така - възможността за изтриване или допълнят страници и листа вече е обвързана документи. Недостатъците са доста сериозни и сложността не е твърде висока якост.

Ако подвързване машината за подаване на документи, снабдена с метални пружини, който е разположен в определена стъпка и щанцовани отвори, съответно, за да го блокира хартия се носят върху гъвкава еластична ламарина, която след това се пресова и заключена. Предимства на устройството с метални пружини - повече приличен крайната форма и подобрена надеждност в сравнение със свързването на пластмасови пружини. Но в същото време, за да поставите или извадите листовете без щети невъзможно.

В допълнение към пружината има устройства, работещи на принципа на свързване на пластмаса гребена, които зъбите накъдряне. Налице е също така задължителни за спиралата, познат ни на бюрото календар, тетрадки и дневници. След пробиване на отвори в тях навита спирала (3-4 превръща ръчно, другият автоматично).

Напредъкът не стои на едно място

Какво е топлинна задължителен? Това е един модерен апарат за подаване на документи, които могат да бъдат бързо и тяхното несменяем връзка. С termoperepletnyh машина може да завърши с голям брой материали, както и изготвяне на индивидуални копия. Този вариант е особено подходящ изпратили доклади, договори и рекламни материали.

Работа машина от този тип чрез използването на задължителен termokoreshkov и termooblozhek като различни цветове и размери. В зависимост от броя на листове избрани termooblozhka случай определена дебелина, а след това всички заедно се поставя в машината. Вътрешната страна на капака край пух слой от полимерен лепило. Машината е снабдена с нагряващ елемент, чрез който полимерът се разтапя и всички листа са запечатани в горещ слой.