Какво е електронно управление на документи

Фактът, че преди 10 години изглежда изключение от правилата, сега се превръща в норма. Това се отнася за толкова много области на човешкия живот - особено на бизнес сектора.

В края на краищата, без значение колко бързо темпо напредък, документите са били и все още са много важни, дори може би най-важната част на икономическите и търговски дейности, като например големите предприятия, както и частни предприемачи, които нямат дори и служителите. Електронно съхранение рекорд - термин, който все повече се използва във всички области на дейност, и никой не е изненадан.

Защо? Тъй като документите са буквално стъпки разрешиха на целия процес на дейност, цялата информация, необходима за ефективната работа.

Документи, особено с техните големи обеми, отдавна е един вид спънка и причина за шеги като смешни и не толкова.

Загуба на документи, колебание и грешки при проектирането им се превърнаха в нещо като тъжна традиция. С цел да се избегне максимално горните проблеми и да се ускори dokumentoobrazovaniya процес, по-голямата част от големи и средни предприятия е било активно се движи към електронно управление на документи и електронно управление на документи по принцип.

Тези две понятия, въпреки, извлечени от един друг, но всички еднакви, не са еднакви. Документи - процес пряко създаване на документ и организация на работата с него по-нататък за търсене, съхраняване и контрол на движението.

А именно, в процеса на движение е това, което обикновено се нарича документ от момента на създаването или получаването на хартия преди края на него.

Същата работа като той контролира процеса, който се нарича офис администрация.

Официално, тази терминология звучи малко страшно, но в големите предприятия е изобилие от документи на хартиен носител и търси дърпа много проблеми, малки и големи. И това е, което прави дори най-консервативните лидери да преведат техните документи в електронни релси, които обхващат целия процес "и от".

Но се оказа, го направи в постсъветските страни не е толкова лесно! Дълго време електронното съхранение на документацията, от една страна - беше приветстван, от друга - той не е имал достатъчно правна сила. Ситуацията значително способства за въвеждането на електронен подпис, който се е превърнал в нещо като гаранция за автентичността и валидността на документа.

Технически трудности все още доста. Като се започне от софтуерни недостатъци и завършва с различни вътрешни политики (особено частните) предприятия. В крайна сметка, за правилния обмен на документи в електронен вид, по този начин, трябва да работят и двата контрагента, което на практика не винаги се случва.

Поради това, а също и поради консервативната желанието да "направи сигурни" електронни документи често се отлагат върху рафтовете под формата на техните копия на хартиен носител. Но все пак, те стават по-малко забележими. Това, заедно с автоматизация на създаване на документи и да контролирате движението си, прави целия процес на работния процес значително по-бързо, което означава - ефективна. В допълнение, значително спестява място в стаята.