Контрол на текущия, предварителен и окончателен: защо и как се провежда

Ефективността на управлението се определя от постигането на целта, на всички етапи на движението до резултата, мениджърът трябва да наблюдава и контролира процеса, ресурсите и околната среда. Контролът е една от най-важните функционални функции на мениджъра.

Концепцията за контрол в управлението

Управлението е необходимо, за да се организират ефективно дейностите, да се харчат рационално средства и да се постигнат поставените цели. Ръководството традиционно разграничава пет основни функции: планиране, организация, мотивация, контрол и координация. Всеки от тях има свои специфики и значение. Така че мониторингът, настоящ или стратегически, е важна дейност на мениджъра в сравнение с резултатите от работата с плана на всички етапи на производствения процес, проверката на резултатите от спазването на стандартите и нормите и премахването на възникващите отклонения.

Значението на контрола се обяснява с необходимостта от премахване на несигурността относно състоянието на предприятието и развитието на производствения процес. Също така, контролът е незаменимо условие за успешна дейност. Тя Ви позволява да оценявате ситуацията и да предотвратите възникването на кризи. Контролът и надзорът са необходими, но те могат да имат различни форми и да изпълняват редица функции. В зависимост от стилът на управление в организацията контролът може да бъде концентриран в ръцете на един мениджър, обикновено на висшето ръководство или делегиран на няколко служители.

Мониторингови функции

Контролът е неприятен момент както за мениджъра, така и за изпълнителя, но е необходимо. В управлението е обичайно да се говори за няколко основни функции за управление:

- Оценка на околната среда, външна и вътрешна. По време на контрола мениджърът събира информация и премахва несигурността по въпроса за разбирането на текущия процес. Контролът позволява да се открият отрицателни и заплашителни фактори във външната и вътрешната среда и да се намерят възможности за елиминирането им или отчитането на изпълнението на дейностите.

- Отговаряне на отклоненията. Мениджърът контролира, за да е запознат с всички детайли на производствения процес и да може да реагира на промени и отклонения. Контролът ви позволява да забележите грешки и заплахи навреме и бързо да възстановите производствения процес.

- разпределение на ресурсите. Тактическият и техническият контрол позволява най-рационалното използване на наличните пари, оборудване, намиране на точното място за компетентност на служителите. В същото време контролът ни позволява да идентифицираме резервите и да ги използваме продуктивно.

- Поддържане на обратна информация. Функцията за интерактивно управление е, че в хода на нейното внедряване се създава взаимодействие между всички елементи на системата, между мениджъра и изпълнителя.

- Оценка на работата на персонала. За да мотивират компетентно служителите и ефективно да плащат за работата си, е необходимо да се изгради ясна система за оценяване, като този мениджър помага за контрола на всички етапи на производството.

Видове контрол

Сложността на процеса на надзор води до факта, че има няколко контролни квалификации.

Чрез честотата на процедурите се разпределят:

- Предварителен контрол. Преди започване на работа трябва да се предприемат действия за проследяване и оценка на ключовите ресурси: материални, човешки, производствени. Нейната цел - да се предотврати възможността от негативни последици от действията на изпълнителите. Тя ви позволява да правите корекции на плана още преди изпълнението му и преди да направите грешки.

- Текущо наблюдение. Извършва се по време на изпълнение на строителните работи, чиято цел е да се идентифицират на етапа на появата и да се предотвратят грешки и отклонения. Целта му е да следи за спазването на нормите и стандартите. Настоящият мониторинг изисква постоянен информационен поток и бърза корекция на грешките.

- Окончателен контрол. Тя се извършва на етапа на обобщаване на резултатите и оценка на постигането на резултатите. Основната цел на този вид контрол е да се предотвратят подобни грешки в бъдеще. Получените по време на този етап данни стават основа за създаването на нови планове.

Въз основа на честотата на извършване на мониторингови действия е избран стратегически, тактически и оперативен контрол. Според функционалната принадлежност, експертите призовават за финансов, производствен, маркетингов и персонал тип контрол. Все още е възможно да се разпределят въз основа на ориентация на действията външни и вътрешни видове контрол.

Стратегически и тактически контрол

Най-важният инструмент за изпълнение на плановете на компанията е стратегическият и тактическият контрол. Задачата на тези видове управленски дейности е да следи за правилността на плановете и действията. Стратегическият контрол е систематичната проверка на съответствието на глобалните цели, стратегическите програми и действия. Целите на тази дейност са: определяне на верността на избраните дългосрочни цели и правилността на начина за тяхното постигане, идентифициране на потенциалните възможности за компанията. Тактическият контрол е свързан с проверка на постигането на краткосрочни, непосредствени цели. Инструментът му е технически контрол, който има за цел да идентифицира строгостта на съответствието на производствения процес с нормативните актове, стандартите и регулациите.

Контрол на етапите на подготовка

Целият процес на управление е проникнат с контролни етапи. Съществува традиция на постепенно класиране, в този случай се отличава: предварителен, текущ и окончателен контрол. Всеки от тях изпълнява функциите си и има отличителни черти. Предварителният контрол предхожда започването на работа, той е неразделна част от планирането. Целта му е да създаде условия за ефективно стартиране на производството. На този етап се оценяват готовността и компетентността на персонала, наличието на необходимите ресурси, документацията за дейностите.

Контролният ток, за разлика от предварителния, по време на потока съвпада с етапите на производство. Основната му функция е да подобри работния поток. Мениджърът непрекъснато следи за съответствието на всички производствени операции и действия на изпълнителите с одобрени планове и стандарти. Понякога този етап се нарича "междинен контрол", който подчертава неговата основна характеристика - идентифициране на недостатъци и отклонения по пътя към целта. Прилага се при оценката на решаването на текущи и стратегически задачи. Особено важно е крайният или окончателният контрол. Тя е много различна от другите етапи в задачите и потоците.

Окончателен контрол: специфичност

Последният етап от производствения процес включва няколко важни задачи. Това е идентифицирането на степента на съответствие на целите и резултатите, оценката на работата на персонала, съставянето на списък с грешни изчисления и грешки, така че те да могат да започнат нов етап на планиране. Окончателният контрол трябва да се извършва съгласно установени критерии, така че изпълнителите да разберат как се проверява работата им и как това ще се отрази на изплащането на труда им. Този вид надзор е свързан с оценката на разходите на средствата, с определянето на ефективността на стратегията и тактиката и оценка на правилността на решенията, взети по-рано. Резултатите от този етап са изключително важни за бъдещето на организацията, тъй като нейните резултати могат да избегнат грешки при създаването на планове за бъдещето.

Контролната процедура

Контрол, текущ и окончателен, се извършват по един алгоритъм.

На първия етап се събира информация, след което се формулират критериите за оценка за всяка операция и процес и целите и методите за контрол се определят допълнително. Това е подготвителният етап. Освен това контролът навлиза в етапа на правилна оценка на процеса и действията. Последният етап е анализът на получената информация и формулирането на заключения, който е синоним на окончателен контрол. В резултат на всички тези действия трябва да се роди управленско решение.

Принципи на контрола

Мениджърът, отговарящ за мониторинга, настоящият, стратегически или окончателен, трябва да помни основните принципи на неговото поведение. Те включват:

- Навременност. Трябва да има известно време между контролните процедури, не трябва да е твърде често, така че служителят да не чувства, че не му се доверяват. Но също така не трябва да се изразходват твърде рядко, че служителят не е имал впечатление за липса на контрол.

- Гъвкавост. Тя трябва да се адаптира към настоящите условия.

- Икономичен. Неговата цел - да спести ресурси, така че той не трябва да изисква големи инвестиции.